Une charge qui épuise
L'administratif pèse sur chaque bureau, semaine après semaine. Première cause de désengagement.
Clubs Rotary & Rotaract · District
Asso AI-Ready
Nous faisons gagner du temps, à ceux qui en donnent.
Comptes rendus, relances, comptes, communication d'événement : un agent par fonction du bureau s'en charge, et votre bureau garde la main sur tout ce qui sort.
Evrard MARCON · Accompagnateur & Formateur IA
Objectif
Rendre à votre club le temps que l'administratif confisque. C'est la première cause d'essoufflement des bureaux. À effectif constant, votre club agit plus.
Réserver trente minutes
Trente minutes en visio avec votre bureau. Vous repartez avec le compte de vos heures, que vous signiez ou non.
Vous en avez rêvé
Les rotaractiens l'ont fait.
Vous faites ça pour le plaisir. Libérez le temps administratif pour avoir plus d'impact.
Des agents IA réglés pour les clubs, sur un moteur français. Votre club reprend ce qui a déjà tourné ailleurs, et une hotline répond quand un agent tombe à côté.
Souveraineté française
Hotline incluse
Réservé aux clubs du District
Le constat
La charge administrative épuise les clubs
Des réalités structurelles. Et un levier qu'aucune autre organisation ne possède à ce degré.
Turnover annuel des bureaux
À chaque passation, la mémoire structurelle du club repart de zéro.
Aucune donnée exploitable
Tout vit dans des fichiers Excel et dans les têtes. Rien de propre, rien de mémorisé.
Le levier
Vous n'essuyez pas les plâtres.
Des centaines de milliers de bénévoles, des dizaines de milliers de clubs, les mêmes tâches partout : réunions, événements, collecte, mentorat, communication, comptes rendus au district. Ce qu'un club résout une fois, le suivant le reprend tel quel. Votre club n'arrive donc pas devant une page blanche, mais devant des agents déjà réglés sur le travail d'un bureau.
Déjà éprouvé
Rotaract Paris
Chaque agent y a tourné en conditions réelles, sur de vrais comptes rendus et de vrais événements, avant d'être proposé ailleurs.
Déjà transmis
Commission Professionnelle
La méthode passe de club en club avec une formation, pas avec un mode d'emploi que personne ne lit.
Déjà porté
Le district
Le programme est porté au district, et vous n'êtes donc pas le seul club à l'ouvrir. Ce que le vôtre résout peut servir aux autres, et l'inverse.
Ce qui est installé
Trois couches, dans le bon ordre
L'essentiel de chaque couche est visible d'un coup d'œil. Dépliez une carte pour le détail. La première couche conditionne les deux autres.
Couche 1 · Le vrai chantier
Le socle de données
Objectif. Constituer les données propres du club. Le prérequis de tout le reste.
Le périmètre
- Un fichier unique du club : membres, contacts, anciens, partenaires, intervenants, bénéficiaires.
- Historique des événements et de la participation.
- La mémoire du club : statuts, procès-verbaux, méthodes, conventions, chartes.
- Consentement des membres recueilli avant toute mise en service, autorisation écrite des représentants légaux pour les mineurs.
Pourquoi commencer ici
L'IA sans données propres ne produit que du générique sans mémoire. C'est le chantier décisif : sans lui, tout le reste retombe en gadgets.
Couche 2 · Par fonction
Les agents par fonction
Objectif. Un agent par fonction, calqué sur les processus réels du club.
Un agent par fonction
Secrétaire
PV formaté · diffusion · archivage. Bientôt : la transcription d'un enregistrement fourni par le bureau, jamais par un robot qui rejoint la réunion, et hors sujets sensibles.
Trésorier
Factures · saisie · rapprochement · comptes rendus au district.
Communication
L'agent décline l'événement sur tous les canaux (réseaux sociaux, courriel aux clubs, mise en page aux couleurs du club, formulaire) en une seule demande. Le logo du club est apposé depuis le Brand Center, jamais généré ni modifié par l'IA.
Événement
Rétroplanning complet préparé automatiquement, de l'organisation au suivi, relances et attestations.
Mentorat
Rapprochement automatique entre compétences et besoins. Fini le tableur à la main.
Subventions
Dossiers de la Fondation Rotary et de subvention de district rédigés : une tâche longue et répétitive, idéale à déléguer.
Accueil
Un parcours d'accueil adapté à chaque nouveau membre.
Ce qui n'entre pas dans un agent sans cadre
Dossiers financiers, informations de donateurs, demandes de subvention et données de mineurs font l'objet de restrictions explicites du Rotary. Ils ne sont confiés à un agent qu'avec un service sous licence dont les conditions excluent l'entraînement sur vos données, l'historique de conversation désactivé et le consentement écrit des personnes concernées.
Couche 3 · La diffusion
La formation et l'essaimage
Objectif. Rendre les membres autonomes et faire essaimer la méthode, de club en club.
Trois niveaux
Littératie
Tous les membres
Comprendre, dialoguer avec l'IA, repérer ses propres usages.
Praticien
Bureau et responsables
Maîtrise des agents sur cas réels. La formation IA actuelle.
Bâtisseur
Quelques profils clés par district
Créer et modifier ses propres agents, garantir la continuité.
L'essaimage
- Formation en cascade : chaque club formé en forme d'autres à son tour.
- Certification interne « Club AI-Ready » : badge et effet d'émulation typiquement rotarien.
L'outil
L'espace de pilotage du club
Chaque fonction du bureau a son agent. Il connaît le club, propose l'action juste, l'exécute. Le bénévole garde la main à tout moment.
Secrétaire
Trésorier
Communication
Événements
C
Agent Communication
Prêt à aider
Je transforme vos actualités en messages clairs et réguliers.
J'ai regroupé les informations du prochain forum. Il manque une photo d'équipe et le lien d'inscription.
Rédige une première annonce pour nos adhérents.
Voici un texte court et chaleureux, orienté inscription. Je peux l'adapter pour le courriel et les réseaux.
Demander à l'agent…
Envoyer
Tableau de bord
Objectif de session
Préparer la communication du forum
Tâches en cours
- Consolider l'ordre du jour
- Partager le compte rendu
- Préparer l'annonce du forum
- Ajouter le point adhésions
Planning partagé
Réunion de bureauà venir
Forum associatifà venir
Point équipeà venir
Contexte actif
L'agent s'appuie sur les statuts, les derniers comptes rendus et le calendrier partagé.
Aperçu d'illustration. Contenu fictif, à adapter à chaque club.
L'équipe au complet. Un agent par fonction.
Agent Secrétaire
Prêt à aider
Je prépare l'ordre du jour, le compte rendu et le suivi des décisions.
« Le compte rendu de la dernière réunion est prêt. J'ai listé les décisions et relancé les personnes concernées. »
Agent Trésorier
Prêt à aider
Je suis les cotisations, les dépenses et les prévisions de trésorerie.
« Le suivi du trimestre est presque à jour. J'ai rapproché les dépenses et repéré quelques justificatifs manquants. »
Agent Communication
Prêt à aider
Je transforme vos actualités en messages clairs et réguliers.
« Je vous propose un texte court et chaleureux, adaptable ensuite pour le courriel et les réseaux. »
Agent Événements
Prêt à aider
Je coordonne les dates, les lieux, les besoins et les bénévoles.
« Je peux répartir les bénévoles par créneaux, en tenant compte des disponibilités déjà partagées. »
Trois pages, pour travailler sans agent
Page Tableau
Toujours à jour
Un onglet de votre classeur — adhésions, budget, calendrier — en grille : vous triez, filtrez, cochez une case, modifiez une cellule. Ça s'écrit dans le fichier, comme si vous l'aviez tapé vous-même.
« Cotisation encaissée, colonne « Statut » à jour — sans ouvrir Google Sheets. »
Page Email
Toujours à jour
La boîte du club : lire, chercher, parcourir les dossiers, écrire et répondre vous-même. Vous la rangez — lu, archivé, classé, corbeille — ou confiez un message à l'agent concerné, qui le relit sur place plutôt que d'en garder une copie.
« Le message du district classé, la demande d'un adhérent répondue — sans ouvrir votre messagerie ailleurs. »
Page Calendrier
Toujours à jour
L'agenda du club, en vues mois, semaine et jour : vous créez, modifiez et déplacez un rendez-vous ou un événement d'un geste.
« La réunion de bureau décalée d'une semaine, sans ouvrir Google Agenda. »
Rien de leur contenu n'est gardé chez nous : ce sont vos données, affichées en direct, à partager ou non avec le reste du bureau.
Alimentés par vos outils
Les agents lisent ce que le bureau leur ouvre : les dossiers que vous désignez, la boîte et l'agenda que vous branchez, les fichiers que vous déposez. Rien d'autre, rien ne s'installe sur vos postes, et le bureau coupe cet accès d'un clic. Rien à réapprendre, rien à ressaisir.
Courriel
Documents
HelloAsso
Excel de la compta
Calendrier
+ vos autres outils
Et l'agent Communication prépare les publications, qu'un membre du bureau relit et met en ligne lui-même :
Facebook
LinkedIn
Instagram
+ vos autres réseaux
Ce n'est pas une maquette : l'outil tourne, et il s'ouvre sur app.kockpit-ia.com.
Le voir sur vos dossiersLe quotidien
Les usages transformés
Le quotidien du bureau, avant et après. Gains estimés à partir des premiers retours du Rotaract Paris, et confirmés chez vous par une mesure avant / après.
Réunion hebdomadaire
L'agent Secrétaire rédige le PV, liste les décisions, envoie les relances.
Chronophage
Immédiat
≈ 2 h gagnées par semaine
Événement
L'agent Événement monte la fiche, la communication, la logistique, le feedback.
Des semaines
Quelques jours
≈ 30 h gagnées par événement
Recrutement
L'agent Accueil suit chaque candidat au rythme de son profil.
Manuel
Automatisé
≈ 3 h gagnées par candidat
Comptes rendus au district / RI
L'agent puise dans le fichier du club. Aucune ressaisie.
Ressaisie
Sans ressaisie
≈ 2 h gagnées par rapport
Passation annuelle
La base de connaissances et les agents persistent d'un bureau à l'autre. Fin du reset annuel.
Mémoire perdue
Mémoire persistante
Le savoir du club préservé
La mise en service
Deux heures, et votre club est équipé
Ce qui se passe chez vous, dans l'ordre, et ce que ça vous prend de temps. Le reste est notre travail.
Ranger
Avant la séance
Le socle du club
- Vous nous donnez ce que le club a déjà : comptes rendus, listes de membres, modèles de courrier, dossiers d'événement.
- Nous les rangeons et les mettons au format que les agents savent lire. Ce travail nous revient.
- Vos fichiers restent chez vous, dans l'espace du club. Nous n'en faisons aucune copie.
Régler
Deux heures
Vos agents, sur vos dossiers
- Nous réglons devant vous les deux agents que le bureau utilisera le plus, sur un dossier en cours.
- Deux heures avec les membres du bureau concernés. Aucun vocabulaire technique.
- Chaque agent s'arrête pour votre accord avant d'envoyer quoi que ce soit.
Tenir
Ensuite
La passation de bureau
- Un agent répond à côté : vous appelez, nous corrigeons son réglage. Ce travail nous revient.
- Ce que le club a accumulé reste au club quand le bureau tourne. C'est tout l'enjeu.
- Ce que votre club résout peut servir aux autres clubs du district, et l'inverse.
Le cadre
Les cinq questions qu'un bureau doit poser
Elles se traitent avant la mise en service, et la réponse s'écrit dans la convention du club.
Le fichier du club, et les mineurs
Il contient des données de membres, et parfois de mineurs quand le club fait du tutorat. Un référent bénévole et un registre des traitements se mettent en place dès le départ, avec l'autorisation écrite des représentants légaux. Service sous licence dont les conditions excluent l'entraînement sur vos données, historique de conversation désactivé. Conçu pour s'inscrire dans le cadre que le Rotary pose sur l'IA.
Personne n'apprend l'IA
Vous parlez à vos agents en français, comme à un assistant. Aucun réglage à faire, aucun terme technique à retenir. Un agent répond à côté : vous nous appelez, nous corrigeons. Et les rotaractiens, qui l'utilisent déjà, viennent prêter main-forte aux clubs qui le souhaitent.
Le bureau change, pas la mémoire
Le socle et les agents appartiennent au club, pas au bureau en exercice ni à nous. Qui possède quoi et qui accède à quoi s'écrit dans une convention, avant la mise en service — c'est ce qui fait qu'une passation ne remet pas les compteurs à zéro.
Vous partez avec vos agents
Instructions et agents sont consignés dans des documents simples, que le club emporte à la première demande comme à la fin du contrat. Vos fichiers, eux, n'ont jamais bougé de votre espace : nous n'en faisons aucune copie.
Rien ne part sans un bénévole
Aucun message, aucun document, aucune publication ne sort sans qu'un membre du bureau ait lu et validé. L'agent prépare, le club décide. C'est ce qu'on dit aux membres, et c'est ce que le produit fait.
À emporter
Tout le programme, sur une page
Kockpit IA
Nous faisons gagner du temps, à ceux qui en donnent.
L'innovation n'attire pas parce qu'elle est moderne. Elle attire parce qu'elle retire ce qui empêche de s'engager : le temps.
Un agent par fonction
SecrétaireTrésorierCommunicationÉvénementsMentoratSubventionsAccueil
30 h
rendues sur un seul événement
Zéro
ressaisie pour vos rapports au district
2 h
et votre club est équipé
Ce qui vous prend du temps
- Ordre du jour, compte rendu, relances.
- Factures, rapprochement, rapport au district.
- L'événement réécrit sur quatre canaux.
- Rétroplanning, bénévoles, attestations.
- Dossiers de subvention, suivi des candidats.
- Et chaque passation repart de zéro.
Ce à quoi je m'engage
- Vos fichiers restent chez vous.
- Moteur français, jamais entraîné sur vous.
- Vous partez avec vos agents.
Une feuille recto, à poser devant votre bureau. Dans la fenêtre d'impression, « Enregistrer en PDF » fait le même travail.
Point de départ
Une décision de bureau, pas de président seul.
Faites circuler cette page à votre secrétaire, votre trésorier et votre responsable communication : chacun y trouve ce que ça change pour lui. Puis on regarde ensemble, en trente minutes, ce que le bureau a passé en administratif le mois dernier. S'il n'y a rien à gagner, on vous le dit.
Envoyer cette page à mon bureau
Ou prenez trente minutes avec nous — et pour toute question, contact@kockpit-ia.com